تنظيم وتصنيف الوثائق وفقاً لنظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء
كورس كود: SO18
الاهداف
- تنمية مهارات المشاركين في مجال التوثيق والفهرسة والمهارات اللازمة لحفظ وتأمين واسترجاع الوثائق والمستندات الكترونياً.
- تنمية مهارات المشاركين في التعامل مع تطبيقات الحاسبات الآلية واستخداماتها في مجال حفظ واسترجاع وإدارة وتداول الوثائق والمستندات.
- تنمية مهارات المشاركين في مجال تقنيات الاسترجاع والوسائل اللغوية المساعدة على الاسترجاع.
- تزويد المتدربين بالأساليب المتبعة في عمليات تأمين وحماية الأرشيف الالكتروني.
- التعرف على أهمية الوثائق والمعلومات وكيفية حفظها.
- التعرف على طرق تصنيف الوثائق / المستندات وتبويبها وسهولة استرجاعها .
- انشاء نظام للملفات والمعلومات وفهرس كامل لمستندات المؤسسة .
- الاطلاع على التجارب العربية المتاحة
الاشخاص المستهدفين
- القائمون والمعنيون بحفظ المستندات والأرشيف بالأعمال الكتابية وأعمال السكرتارية التنفيذية و الإدارية والعاملين بأرشيفات المصالح الحكومية والشركات الخاصة ومديرو المكاتب والإدارات والسجلات والأرشيف والتوثيق والعاملون في إدارات تنظيم المعلومات والاتصال الخارجي والنشر والتبادل العلمي والثقافي ومنسقو المعلومات بين الجهات المعنية.
- العاملون في أقسام المحفوظات والوثائق ومراكز المعلومات.
- رؤساء أقسام إدارة الموارد البشرية وشؤون العاملين
- العاملون فى نظم ادارة الجودة ومراقبى الوثائق
محاور البرنامج
اليوم الأول
- الأرشفة الإلكترونية
- الإدارة الإلكترونية
- عناصر الإدارة الإليكترونية-
- اهم فوائد ومزايا الارشفه الالكترونيه
- اهم المعوقات والتحديات التي تحد من تطبيق الارشفه الالكترونيه
- نظم الأرشفة الإلكترونية
- مميزات نظام إدارة و أرشفة الوثائق
- المعايير التي تحدد ما هو أفضل تطبيق لإدارة الوثائق
- المكونات الأساسية لإدارة الوثائق
اليوم الثاني
- الأرشفة الالكترونية وتنظيم الملفات
- طرق التصنيف والفهرسة
- متطلبات الأرشفة الالكترونية
- خصائص الارشفه الالكترونية
- طرق صيانة الملفات
- البيئة الحديثة الخاصة بالأرشفة
- الحماية من الاخطار الالكترونية
- أهم برامج الأرشفة الالكترونية
- التعامل مع البرمجيات الجاهزة .
- معرفة طرق الحفظ الالكتروني وطرق تحويل المعلومات الكترونيا .
- التعامل مع البرامج المصممة والبرمجيات الجاهزة والمستندات ذات الطبيعة السرية والخاصة .
- عناصر الأمن والحماية للمعلومات والقدرة على توفيرها
- طرق حماية وحفظ المستندات السرية وكذلك تحديد المستويات الإدارية التي يحق لها تداول المستندات.
- استخدامات EXCEL لتسهيل الحفظ و الاسترجاع.
- استخدامات Outlook في المراسلات الإلكترونية.
- استخدامات Access في بناء قواعد البيانات.
- أستخدامات Acrobatفي الأرشفة و الحفظ.
- تطبيقات في الأرشيف و تدفق الإعمال .
اليوم الثالث
- بناء نظام للتوثيق والحفظ والفهرسة
- إنشاء نظام حفظ مناسبا للمنظمة
- تنظيم وإدارة الوثائق الالكترونية
- النظم الإلكترونية لإدارة الوثائق
- إدارة أنظمة الأرشفة الإلكترونية الفرعية.
- أمن المعلومات والحفظ الاحتياطي
- المفاهيم الأساسية لنظم حفظ واسترجاع الوثائق والملفات
- التحديات التي تواجه مجتمع الأعمال الحديث
اليوم الرابع
- تعريف المحفوظات والمسارات التي تسلكه عبر تداولها
- مفهوم حفظ المحفوظات وتعريف أماكن الحفظ
- شروط أحكام الوثائق والملفات
- أهم التوجيهات الخاصة بالمحفوظات
- أهم معايير اختيار معدات الحفظ الملائمة
- التنظيم الفني للمحفوظات
- مجموعة النماذج الاسترشادية في بطاقة تداول المحفوظات
- نموذج فهرس دليل المحفوظات
- نموذج فهرس محتويات ملف
- نموذج بطاقة تعريف وعاء الحفظ
- نموذج بطاقة تعريف وعاء الحفظ
- نموذج بطاقة إحالة محفوظة
- استرجاع الوثائق والملفات
- مفهوم استرجاع الوثائق والملفات
- إعداد الكشافات في تنظيم استرجاع الوثائق
اليوم الخامس
- الإعداد لبناء الأرشيف
- التصنيف - الترميز - الترتيب - الفهرسة
- المراحل الثلاثة لإدارة الأرشيف
- المفهوم التقليدي والمفهوم الحديث للأرشيف
- الإعداد لبناء الأرشيف
- تحديد محتويات الأرشيف
- (تشخيص واقع الوثائق)
- جداول مدد استيفاء الوثائق
- مراحل التنظيم الفني للوثائق
- المرحلة الأولى : التصنيف
- المرحلة الثانية : الترميز (التكوير)
- المرحلة الثالثة : الترتيب
- المرحلة الرابعة : الفهرسة
سجل في هذا الكورس الآن
الوقت و المكان